Журнал регистрации входящей документации
Журнал регистрации

Журнал регистрации входящей документации

Главная цель регистрации документов – это учет документов, контроль за их выполнением и справочная работа по документам на предприятии. Следовательно, Журнал регистрации входящих документов (корреспонденции) пригодится работникам, которые отвечают за делопроизводство на предприятии: делопроизводителям, секретарям, работникам канцелярии, организационного отдела и другим ответственным лицам, которые осуществляют регистрацию входящих документов.
Цена за минимальный срок подписки 65 грн
Купить
Описание
Порядок ведения

Описание для издания «Журнал регистрации входящей документации»

Регистрация документов — одна из основных функций делопроизводства. Система документооборота на предприятии обеспечивает порядок и сохранность деловой переписки. 

Пока документ не зарегистрирован, предприятие не берет на себя ответственности за него, поскольку не подтвержден факт его поступления. 

Регистрировать необходимо  все исходящие документы, которые подлежат учету, выполнению и дальнейшему использованию в справочных целях. Процедура регистрации входящего документа осуществляется по установленной форме, с обязательным указанием в соответствующем месте даты и регистрационного индекса. 
Журнальная форма регистрации документов допускается на предприятиях при условии, что объем входящей корреспонденции за год не превышает 500 документов. 

Все, что требуется для регистрации входящего документа, прописано в Журнале регистрации входящей документации (корреспонденции), который мы предлагаем вашему вниманию.

В издании указаны сроки, основные правила регистрации входящей корреспонденции на предприятии; виды документов, которые: 

  • следует регистрировать в отдельных регистрационных формах; 
  • не подлежат регистрации; 
  • подлежат специальному учету. 

Дополнительно издание содержит советы эксперта относительно норм и правил регистрации, а также образец заполнения Журнала. 

Журнал регистрации входящей документации (корреспонденции) станет надежным помощником всем, кто отвечает за делопроизводство на предприятии — делопроизводителям, секретарям, работникам канцелярии, организационного отдела и другим ответственным лицам, осуществляющим регистрацию входящих документов.
 

РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ЗАПОЛНЕНИЮ ГРАФ ЖУРНАЛА РЕГИСТРАЦИИ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

В журнале регистрации входящих документов должно быть предусмотрено достаточное количество граф, которые будут содержать важную исчерпывающую информацию о документе, а именно:

графа 1 «Дата поступления документа» — указывается дата поступления документа на предприятие.
Дату поступления документа следует записывать цифровым способом, например, 10.01.2013. Как правило, от даты поступления документа рассчитывается срок его исполнения. Скажем, если документ поступил 18 июля, а срок его исполнения составляет 30 календарных дней, то исполнить документ следует не позднее 16 августа, если другая дата не указана в резолюции руководителя;

графа 2 «Входной регистрационный индекс документа» — проставляется регистрационный индекс, который присваивают документу на предприятии. Обязательным элементом регистрационного индекса является порядковый номер в пределах соответствующего журнала регистрации входящей документации. При необходимости порядковый номер можно дополнять индексом корреспондента, вида документа, вопроса деятельности, дела по номенклатуре дел, в которой после исполнения данный документ будет храниться, или структурного подразделения либо должностного лица, к которому на исполнение будет направлен документ.

Составляющие части входного регистрационного индекса документа отделяются друг от друга косой чертой, например: 345/01, где: 345 — порядковый номер в пределах журнала регистрации, 01 — индекс должностного лица (например, генерального директора предприятия) по внутреннему цифровому классификатору должностных лиц на предприятии; или, скажем, — 543/02/01-12, где: 543 — порядковый номер по журналу регистрации, 02 — условный индекс корреспондента (например, Кабинет Министров Украины), от которого поступил документ, 01-12 — индекс дела по номенклатуре дел, в которую после исполнения будет помещен данный документ.

Запись в графе 2 должна совпадать с реквизитом «Отметка о поступлении документа на предприятие от адресанта», оформленным на входящем документе от руки или с помощью штампа в правом углу нижнего берега лицевой стороны первого листа документа;

графа 3 «Корреспондент (автор документа)» — указывается корреспондент, от которого поступил документ, например: Государственная фіскальная служба Украины. Информацию о корреспонденте, как правило, переносят с бланка, на котором оформлен документ.

В графе 3 следует записывать именно название учреждения, которое является автором документа, а не фамилию исполнителя или руководителя, который данный документ подписал;

графа 4 «Дата и индекс полученного документа» — переносят сведения с реквизитов «Дата документа» и «Регистрационный индекс документа», оформленных корреспондентом (автором документа).

Датой документа является день, когда, собственно, документ был отправлен, регистрационным индексом — индекс, присвоенный документу по журналу регистрации исходящей документации учреждения — автора документа.

Информация графы 4 является очень важной, поскольку найти при необходимости определенный документ в большом документопотоке, как правило, можно только по дате и регистрационному индексу документа. Например, если автор определенного документа позвонит на предприятие, чтобы узнать о сроке и процессе исполнения этого документа, уточнить фамилии исполнителей и т.п., прежде всего он должен сообщить название своего учреждения и обязательно дату и регистрационный индекс документа, ведь в течение месяца (недели) от одного учреждения может поступить несколько документов с одинаковыми или похожими заголовками к тексту или вообще без заголовков, что, в свою очередь, значительно усложняет справочную работу;

графа 5 «Заголовок (краткое содержание) документа» — переносят данные с реквизита «Заголовок к тексту документа».

Все распорядительные документы (в частности, те, которые отправляют в подведомственные предприятия, учреждения и организации), а также служебные письма обязательно должны иметь заголовки к тексту. Наличие такого реквизита значительно облегчает работу с документом на всех этапах его прохождения: от регистрации в учреждении-адресанте до направления его в дело после исполнения на предприятии-адресате.

Если в учреждении-адресанте реквизит «Заголовок к тексту документа» не оформлен, секретарь предприятия-адресата, который осуществляет предварительное рассмотрение и регистрацию соответствующего документа, должен внимательно ознакомиться с содержанием документа и самостоятельно сформулировать краткий заголовок;

графа 6 «Резолюция руководителя» — записывают резолюцию руководителя относительно исполнения документа.
Информацию в графу 6 переносят с соответствующей надписи, сделанной руководителем на входящем документе во время ознакомления с таким документом.

Резолюция может состоять максимум со следующих элементов: фамилия исполнителя (исполнителей) в дательном падеже; содержание поручения; срок исполнения; личная подпись руководителя; дата. Итак, в графу 6 необходимо перенести фамилию исполнителя (исполнителей), содержание поручения и срок исполнения, например: Павловскому С. Г., Шушковской А. Л. подготовить ответ до 28 декабря 2016 года;

графа 7 «Расписка исполнителя в получении документа» — при получении документа работник, которому поручено выполнение документа, ставит личную подпись и дату;

графа 8 «Отметка об исполнении документа» — проставляется отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Отметка об исполнении документа содержит сведения о дате и особенностях его исполнения, если они есть (например, продление срока исполнения), и номер дела, в которое помещен выполненный документ.

Журнал регистрации входящих документов можно вести в тетради формата А4 (210 × 297 мм), но лучше формировать его из отдельных листов-бланков, что позволит заполнять их любыми средствами записи и постепенно полностью сформировать журнал, в т. ч. с одновременным вводом информации в машинную память и последующей ее распечаткой.

Вас может заинтересовать