Журнал реєстрації

Журнал реєстрації вхідної документації

Головна мета реєстрації документів — це облік документів, контроль за їх виконанням і довідкова робота за документами на підприємстві. А відтак Журнал реєстрації вхідних документів (кореспонденції) стане в пригоді працівникам, які відповідають за діловодство на підприємстві: діловодам, секретарям, працівникам канцелярії, організаційного відділу та іншим відповідальним особам, які здійснюють реєстрацію вхідних документів.
Ціна за мінімальний термін передплати 50 грн
Придбати
Опис
Порядок ведення

У виданні визначено головні терміни, основні правила реєстрації вхідної кореспонденції на підприємстві; види документів, які:

  • слід реєструвати в окремих реєстраційних формах;
  • не підлягають реєстрації;
  • підлягають спеціальному обліку.

Також наведено докладні рекомендації щодо заповнення граф Журналу реєстрації вхідних документів (кореспонденції), подано його форму та зразок заповнення.

РЕКОМЕНДАЦІЇ ЩОДО ЗАПОВНЕННЯ ГРАФ ЖУРНАЛУ РЕЄСТРАЦІЇ ВХІДНИХ ДОКУМЕНТІВ

У журналі реєстрації вхідних документів має бути передбачена достатня кількість граф, що міститимуть важливу вичерпну інформацію про документ, а саме:

  • графа 1 «Дата надходження документа» — зазначається дата надходження документа на підприємство.
    Дату надходження документа слід записувати цифровим способом, наприклад, 10.01.2013. Зазвичай від дати надходження документа обраховується строк його виконання. Скажімо, якщо документ надійшов 18 липня, а строк його виконання становить 30 календарних днів, то виконати документ слід не пізніше 16 серпня, якщо іншу дату не зазначено в резолюції керівника;

  • графа 2 «Вхідний реєстраційний індекс документа» — проставляється реєстраційний індекс, який надають документові на підприємстві. Обов’язковим елементом реєстраційного індексу є порядковий номер у межах відповідного журналу реєстрації вхідної документації. За необхідності порядковий номер можна доповнювати індексом кореспондента, виду документа, питання діяльності, справи за номенклатурою справ, в якій після виконання цей документ буде зберігатися, або структурного підрозділу чи посадової особи, до якої на виконання буде направлено документ.

    Складові вхідного реєстраційного індексу документа відокремлюються одна від одної похилою рискою, наприклад: 345/01, де: 345 — порядковий номер у межах журналу реєстрації, 01 — індекс посадової особи (скажімо, генерального директора підприємства) за внутрішнім цифровим класифікатором посадових осіб на підприємстві; або, наприклад, — 543/02/01-12, де: 543 — порядковий номер за журналом реєстрації, 02 — умовний індекс кореспондента (наприклад, Кабінет Міністрів України), від якого надійшов документ, 01-12 — індекс справи за номенклатурою справ, до якої після виконання буде вміщено цей документ.

    Запис у графі 2 має збігатися з реквізитом «Відмітка про надходження документа на підприємство від адресанта», оформленим на вхідному документі від руки чи за допомогою штампа в правому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа;

  • графа 3 «Кореспондент (автор документа)» — зазначається кореспондент, від якого надійшов документ, наприклад: Державна фіскальна служба України. Інформацію про кореспондента зазвичай переносять із бланка, на якому оформлено документ.

    У графі 3 слід записувати саме назву установи, що є автором документа, а не прізвище виконавця чи керівника, який цей документ підписав;

  • графа 4 «Дата й індекс одержаного документа» — переносять відомості з реквізитів «Дата документа» і «Реєстраційний індекс документа», оформлених кореспондентом (автором документа).

    Датою документа є день, коли, власне, документ було відправлено, реєстраційним індексом  індекс, наданий документові за журналом реєстрації вихідної документації установи — автора документа.

    Інформація графи 4 є дуже важливою, оскільки знайти за потреби певний документ у великому документопотоці зазвичай можна лише за датою та реєстраційним індексом документа. Наприклад, якщо автор певного документа зателефонує на підприємство, щоб дізнатися про строк і процес виконання такого документа, уточнити прізвища виконавців тощо, насамперед він має повідомити назву своєї установи та обов’язково дату й реєстраційний індекс документа, адже впродовж місяця (тижня) від однієї установи може надійти кілька документів з однаковими чи схожими заголовками до тексту чи взагалі без заголовків, що, у свою чергу, значно ускладнює довідкову роботу;

  • графа 5 «Заголовок (стислий зміст) документа» — переносять відомості з реквізиту «Заголовок до тексту документа».

    Усі розпорядчі документи (зокрема, ті, що надсилають до підвідомчих підприємств, установ і організацій), а також службові листи обов’язково повинні мати заголовки до тексту. Наявність такого реквізиту значно полегшує роботу з документом на всіх етапах його проходження: від реєстрації в установі-адресанті до направлення його до справи після виконання на підприємстві-адресаті.

    Якщо в установі-адресанті реквізит «Заголовок до тексту документа» не оформлений, секретар підприємства-адресата, який здійснює попередній розгляд і реєстрацію відповідного документа, має уважно ознайомитися зі змістом документа й самостійно сформулювати короткий заголовок;

  • графа 6 «Резолюція керівника» — записують резолюцію керівника щодо виконання документа.
    Інформацію в графу 6 переносять із відповідного напису, зробленого керівником на вхідному документі під час ознайомлення з таким документом.

    Резолюція може складатися щонайбільше з таких елементів: прізвище виконавця (виконавців) у давальному відмінку; зміст доручення; термін виконання; особистий підпис керівника; дата. Отже, до графи 6 слід перенести прізвище виконавця (виконавців), зміст доручення й термін виконання, наприклад: Павловському С. Г., Шушковській О. Л. підготувати відповідь до 28 грудня 2016 року;

  • графа 7 «Розписка виконавця в одержанні документа» — під час одержання документа працівник, якому доручено виконання документа, ставить особистий підпис і дату;

  • графа 8 «Відмітка про виконання документа» — проставляють відмітку про виконання документа й направлення його до справи. Відмітка про виконання документа містить відомості про дату й особливості його виконання, якщо такі мають місце (наприклад, подовження строку виконання), і номер справи, до якої вміщено виконаний документ.

Журнал реєстрації вхідних документів можна вести в зошиті формату А4 ( 210 × 297 мм), але краще складати його з окремих аркушів-бланків, що дасть змогу заповнювати їх будь-якими засобами запису й поступово повністю сформувати журнал, у т. ч. з одночасним уведенням інформації в машинну пам’ять і подальшим її роздрукуванням.

Вас може зацікавити